Gelar Bimbingan dan Supervisi Penataan Arsip Untuk Meningkatkan Pemahaman Pengelolaan Arsip

 

Kegiatan Bimbingan dan Supervisi Penataan Arsip pada Unit Pencipta Arsip Binaan yang digelar oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang melalui Bidang Pembinaan, Pengawasan dan SDM Kearsipan, dilaksanakan di lima tempat berbeda yaitu pada tanggal 2 – 3 November 2020 di Badan Kesatuan Bangsa dan Politik (Kesbangpol), Selanjutnya pada tanggal 4 – 5 November 2020 di Badan Keuangan Daerah ( Bakeuda), sedangkan tanggal 9 – 10 November 2020 di Sekretariat Daerah , dan tanggal 11 – 12 November 2020 di Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang, sementara dihari kelima pada 16 – 17 November 2020 di Dinas Kesehatan kota Pangkalpinang.

Untuk peserta, tiap unit Pengelola (bidang) di ikuti 2 orang serta 2 orang unit kearsipan (sekretariatan), Pantauan media sebagai Narasumber dikegiatan itu Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan kota Pangkalpinang, Kasi Pembinaan Kearsipan dan Arsiparis pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang. Kepala seksi Pembinaan Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang , Yulianti Yusuf, S.E mengatakan kegiatan Bimbingan dan Supervisi Penataan Arsip di Unit Pencipta Arsip Binaan ini muncul dari semenjak terbentuknya Arsip dan adanya Lomba Pengelolaan Kearsipan setiap tahunnya. ”Kegiatan ini wajib dilakukan setiap tahun dan ini sudah ada pengawasan dari pusat langsung,” kata Yulianti. Untuk tahun 2018 sampai 2019 sudah dilakukan pengawasan kearsipan dan dilapangan ditemukan banyak arsip di Organisasi Perangkat Daerah (OPD) semakin menurun kualitas pengelolaannya,” papar Yulianti.

Hal itu dikarenakan kurang pengetahuan/kurang kesadaran untuk mengetahui arti pentingnya Arsip. Sementara itu dari hasil Bimbingan Tekhnis (bimtek) Kearsipan selama ini tidak efektif/ tidak dilakukan kembali pengelolaannya oleh bagian kearsipan yang ada di Unit masing masing OPD,” terangnya. Menurut Yulianti Yusuf, S.E, Pada tahun 2020 ini Bimbingan dan Supervisi Penataan Arsip di Unit Pencipta Arsip Binaan langsung ke OPD dimana dititik beratkan praktek langsung tentang arsip aktif dan arsip In Aktif pada unit pengelolaannya. ” Bimbingan dan Supervisi ini tujuannya Untuk peningkatan kinerja pengelolaaan arsip dinamis dilingkungan Kota Pangkalpinang dan penyerahan Arsip statis dari OPD ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang,” terang Yulianti Yusuf, Senin (2 /11/2020) di Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang.

Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan kearsipan Kota Pangkalpinang, Agus Fendi, S.E, M.A menjelaskan, dalam kegiatan Bimbingan dan Supervisi Penataan Arsip Di Unit Pencipta Arsip Binaan Pembinaan kearsipan LKD harus wajib melakukan bimbingan dan supervisinya ke arah praktek lapangan terkait arsip dinamis dan arsip statis

“Tujuan kegiatan ini untuk meningkatkan pemahaman pengelolaan arsip di unit pengelola agar dpt memberkaskan arsip aktif secara baik utk menghasilkan arsip yg otentik dan terpercaya”, jelas Agus Fendi.“Kenapa kita memilih lokusnya di Badan Kesatuan Bangsa dan Politik untuk hari pertama Karena Badan Kesbangpol urusannya mencakup Arsip terjaga yang lingkupnya Nasional sedangkan Badan Keuangan Daerah, Sekretariat Daerah, Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang dan Dinas Kesehatan karena sebagian dari Arsip besar yang diciptakan oleh 4 (Empat) OPD ini akan dijadikan Arsip Statis ( arsip yg nilai gunanya berkelanjutan dari tahun ke tahun /dipermanenkan) dan setiap tahun volume arsip mereka semakin meningkat.