Tugas Pokok dan Fungsi

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang sesuai dengan Peraturan Walikota Nomor 56 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Tugas Pokok,Fungsi, dan Susunan Organisasi Unsur Pelaksanaan Teknis Perangkat Daerah Kota Pangkalpinang mempunyai tugas melaksanaan perumusan kebijakan teknis, koordinasi, pembinaan dan penyelenggaraan urusan Pemerintahan bidang Perpustakaan dan urusan Pemerintahan bidang Kearsipan berdasarkan asas desentralisasi dan tugas pembantuan.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas, Dinas Perpusatakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang menyelenggarakan fungsi :

  1. Perumusan kebijakan teknis bidang Perpustakaan dan Kearsipan.
  2. Penetapan rencana strategis dinas untuk mendukung visi dan misi Kota Pangkalpinang dan kebijakan Walikota.
  3. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan Pemerintah Kota Pangkalpinang bidang Perpustakaan dan Kearsipan.
  4. Penetapan rencana kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan menurut skala prioritas dan mendistribusikannya kepada bawahan.
  5. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang Perpustakaan dan Kearsipan.
  6. Pelaksanaan perencanaan bidang Perpustakaan dan Kearsipan.
  7. Pengkoordinasian dan pelaksanaan Perpustakaan dan Kearsipan di Lingkungan Kota termasuk dukungan dana, sarana dan prasarana.
  8. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Walikota sesuai dengan bidang

Uraian tugas dan fungsi masing-masing jabatan sesuai Peraturan Walikota Pangkalpinang Nomor 56 Tahun 2016 tentang Kedudukan,Tugas Pokok, Fungsi, dan Susunan Organisasi Unsur Pelaksanaan Teknis Perangkat Daerah Kota Pangkalpinang mempunyai tugas melaksanakan perumusan kebijakan teknis,koordinasi, pembinaan dan penyelenggaraan urusan Pemerintahan bidang Perpustakaan dan urusan Pemerintahan Kearsipan berdasarkan asas desentralisasi dan tugas pembantuan, sebagai berikut :

  • Sekretaris mempunyai tugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas dan pemberian pelayanan administratif dan fungsional kepada seluruh unit organisasi di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang.Dalam melaksanakan tugasnya Sekretaris mempunyai fungsi sebagai berikut :
  1. Pelaksanaan koordinasi kegiatan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang;
  2. Penyusunan rencana program dan anggaran Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
  3. Penyelenggaraan urusan ketatausahaan rumah tangga, kepegawaian, hukum dan organisasi serta hubungan masyarakat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
  4. Penyelenggaraan urusan keuangan, perbendaharaan, akuntansi, verifikasi, ganti rugi, tindak lanjut LHP dan pengelolaan sarana Dinas Perpustakaan dan Kearsipan; dan
  5. Pelaksanaan tugas pemerintahan umum lainnya yang diberikan Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya berdasarkan prosedur dan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya Sekretaris membawahi 2 (dua) Sub Bagian meliputi :

  1. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
  2. Sub Bagian PEP dan Keuangan.

Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas melakukan pemberian dukungan administrasi ketatausahaan, kerumahtanggaan, kepegawaian, arsip dan dokumentasi serta pelayanan informasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

Untuk melaksanakan tugasnya Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai fungsi :

  1. Penyusunan rencana pengelolaan administrasi umum dan kepegawaian Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
  2. Pelaksanaan pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan naskah dinas, penataan kearsipan, penyelenggaraan kerumahtanggaan, dan pengelolaan perlengkapan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
  3. Pelaksanaan administrasi kepegawaian yang meliputi perencanaan dan pengelolaan administrasi kepegawaian (mutasi, kenaikan gaji berkala, cuti, disiplin, pengembangan, dan kesejahteraan pegawai);
  4. Pengelolaan dan pemeliharaan serta pelaporan barang milik/ kekayaan daerah lingkup Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
  5. Pengelolaan jaringan informasi dan komunikasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pemberian pelayanan informasi kepada publik, pelaksanaan verifikasi bahan informasi publik, pengujian konsekuensi atas informasi yang dikecualikan, pemutakhiran informasi dan dokumentasi, penyediaan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat, penyampaian informasi dan dokumentasi kepada PPID secara berkala; dan
  6. Pelaporan pelaksanaan kegiatan administrasi Umum dan Kepegawaian Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

Kepala Sub Bagian PEP dan Keuangan mempunyai tugas penyusunan rencana program dan evaluasi serta pelaporan administrasi keuangan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

Untuk melaksanakan tugasnya Kepala Sub Bagian PEP dan Keuangan mempunyai fungsi sebagai berikut  :

  1. penyusunan bahan perencanaan program dan kegiatan (Renstra, Renja, dan Perjanjian Kinerja, Rencana Umum Penganggaran, RKA/DPA Kesekretariatan) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
  2. penyusunan bahan evaluasi pelaksanaan program dan kegiatan (Laporan Evaluasi Renja dan Renstra) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang;
  3. penyusunan laporan akhir pelaksanaan program dan kegiatan (LAKIP,LPPD,LKPJ) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
  4. pelaksanaan analisis keuangan Dinas Perpustakan dan Kearsipan;
  5. pelaksanaan perbendaharaan, verifikasi, akuntansi, monitoring dan evaluasi anggaran Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
  6. pelaporan keuangan (Semesteran dan Akhir Tahun) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan; dan
  7. pelaksanaan administrasi pengelolaan barang milik/ kekayaan daerah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
  • Kepala Bidang Perpustakaan

Kepala Bidang Perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan dan pemberian dukungan administrasi bidang Perpustakaan kepada seluruh unit organisasi di Lingkungan Pemerintah Kota Pangkalpinang.

Untuk melaksanakan tugasnya, Kepala Bidang Perpustakaan mempunyai fungsi :

  1. pelaksanaan deposit bahan perpustakaan;
  2. pelaksanaan pengembangan koleksi dan pengolahan bahan perpustakaan;
  3. pelaksanaan konservasi sumber daya perpustakaan:
  4. pelaksanaan layanan dan kerjasama perpustakaan;
  5. pelaksanaan alih media bahan pustaka;
  6. pelaksanaan otomasi perpustakaan;
  7. pelaksanaan pembinaan dan pengembangan perpustakaan;
  8. pelaksanaan pembinaan dan pengembangan tenaga perpustakaan; dan
  9. pelaksanaan pengembangan pembudayaan kegemaran membaca;

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Kepala Bidang Perpustakaan membawahi 3 (tiga) Seksi meliputi :

  1. Seksi Deposit, Pengembangan Koleksi, Pengolahan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan;
  2. Seksi Layanan, Otomasi dan Kerjasama Perpustakaan; dan
  3. Seksi Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca.

Kepala Seksi Deposit, Pengembangan Koleksi, Pengolahan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana program dan evaluasi serta pelaporan di lingkup Deposit, Pengembangan Koleksi, Pengolahan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan.

Untuk melaksanakan tugasnya Kepala Seksi Deposit, Pengembangan Koleksi, Pengolahan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan mempunyai fungsi :

  1. penyusunan kebijakan pengembangan koleksi;
  2. pelaksanaan hunting, seleksi, inventarisasi, dan desiderata bahan perpustakaan;
  3. pelaksanaan pengembangan koleksi bahan perpustakaan;
  4. penganekaragamaan bahan perpustakaan;
  5. penerimaan, pengolahan, dan verifikasi bahan perpustakaan;
  6. penyusunan deskripsi bibliografi, klasifikasi, penentuan tajuk subjek, dan penyelesaian fisik bahan perpustakaan;
  7. pelaksanaan verifikasi, validasi, pemasukan data ke pangkalan data;
  8. penyusunan literatur sekunder;
  9. pelaksanaan survey kondisi bahan perpustakaan;
  10. pelaksanaan fumigasi bahan perpustakaan;
  11. pelaksanaan kontrol kondisi ruang penyimpanan; dan
  12. pelaksanaan pelestarian bahan perpustakaan;
  13. penerimaan, pengumpulan, pengelolaan hasil serah simpan karya cetak dan karya rekam;
  14. penyusunan bibliografi daerah dan katalog induk daerah serta literatur sekunder;
  15. pelaksanaan pembuatan direktori penerbit;
  16. pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan tindak lanjut kegiatan serah simpan karya cetak dan karya rekam; dan
  17. pengumpulan, pengelolaan, dan penyimpanan bahan perpustakaan kelabu (grey literature).

Kepala Seksi Layanan, Otomasi dan Kerjasama Perpustakaan mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana program dan evaluasi serta pelaporan di lingkungan Layanan, Otomasi dan Kerjasama Perpustakaan.

Untuk melaksanakan tugasnya, Kepala Seksi Layanan, Otomasi dan Kerjasama Perpustakaan mempunyai fungsi :

  1. pengoordinasian penyelengaraan layanan perpustakaan dan perangkat daerah, BUMD, instansi terkait dan masyarakat;
  2. penyelenggaraan layanan sirkulasi, layanan informasi, layanan referensi, layanan pinjam antar perpustakaan;
  3. penyelengaraan layanan ekstensi (perpustakaan keliling)
  4. penyusunan statistik perpustakaan;
  5. pelaksanaan bimbingan pemustaka;
  6. pelaksanaan stock opname dan penyiangan bahan perpustakaan (weeding);
  7. pelaksanaan promosi layanan;
  8. penyediaan kotak saran untuk menampung kebutuhan pemustaka terhadap koleksi perpustakaan;
  9. pelaksanaan kajian kepuasan pemustaka;
  10. pengelolaan dan pengembangan perangkat keras, lunak, dan pangkalan data;
  11. pengelolaan dan pengembangan jaringan otomasi perpustakaan;
  12. pengelolaan dan pengembangan website;
  13. inisiasi kerjasama perpustakaan;
  14. pengelolaan dan penyusunan naskah perjanjian kerjasama;
  15. pengembangan dan pengelolaan kerja sama antar perpustakaan; dan
  16. pengembangan dan pengelolaan kerjasama jejaring perpustakaan;

Kepala Seksi Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana program dan evaluasi serta pelaporan lingkup Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca.

Untuk melaksanakan tugasnya, Kepala Seksi Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaraan Membaca mempunyai fungsi :

  1. pelaksanaan pembinaan, dan pengembangan perpustakaan;
  2. implementasi norma, standar, prosedur, dan kriteria (NSPK);
  3. pendataan perpustakaan;
  4. koordinasi pengembangan perpustakaan;
  5. pemasyarakatan/ sosialisai dan evaluasi pengembangan perpustakaan;
  6. pendataan tenaga perpustakaan;
  7. bimbingan teknis, peningkatan kemampuan teknis kepustakawanan;
  8. penilaian angka kredit pustakawan;
  9. koordinasi pengembangan pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan;
  10. pemasyarakatan / sosialisasi;
  11. evaluasi pembinaan tenaga perpustakaan;
  12. pengkajian minat baca masyarakat;
  13. pelaksanaan pembudayaan kegemaran membaca;
  14. pengoordinasian pemasyarakatan/ sosialisasi pembudayaan kegemaran membaca;
  15. pemberian bimbingan teknis; dan
  16. evaluasi pembudayaan kegemaran membaca;
  • Kepala Bidang Pengelolaan Arsip

Kepala Bidang Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan dan pemberian dukungan administrasi bidang Pengelolaan Arsip kepada seluruh unit organisasi di lingkungan Pemerintah Kota Pangkalpinang.

Untuk melaksanakan tugas pokoknya, Kepala Bidang Pengelolaan Arsip mempunyai fungsi :

  1. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengelolaan arsip dinamis;
  2. pelaksanaan alih media dan reproduksi arsip dinamis;
  3. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengelolaan arsip statis;
  4. pelaksanaan usulan pemusnahan dan akuisisi arsip;
  5. pelaksanaan pengolahan dan preservasi arsip;
  6. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis layanan dan pemanfaatan arsip;
  7. pelaksanaan layanan informasi arsip, dan
  8. pelaksanaan pemanfaatan arsip statis.

Dalam melaksanakan tugas dan fungsi tersebut, Kepala Bidang Pengelolaan Arsip membawahi 3 (tiga) Seksi meliputi :

  1. Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis;
  2. Seksi Akuisisi, Pengolahan dan Preservasi Arsip Statis;
  3. Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip Statis.

Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana program dan evaluasi serta pelaporan di lingkup Pengelolaan Arsip Dinamis.

Untuk melaksanakan tugasnya, Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis mempunyai fungsi :

  1. pemberian bimbingan bagi unit pengolah untuk mengolah arsip kegiatan dan menyampaikan daftar arsip aktif kepada unit kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan;
  2. penyediaan, pengolahan dan penyajian informasi arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik;
  3. pemeliharaan arsip inaktif melalui kegiatan penataan dan penyimpanan arsip inaktif;
  4. pelaksanaan pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar arsip inaktif;dan
  5. pelaksanaan pemindahan arsip inaktif lingkup Pemerintah Kota Pangkalpinang dari unit kearsipan ke Lembaga Kearsipan Daerah.

 

Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana program dan evaluasi serta pelaporan di lingkup Pengelolaan Arsip Dinamis.

Untuk melaksanakan tugasnya, Kepala Seksi Akuisisi, Pengolahan dan Preservasi Arsip Statis mempunyai  fungsi :

  1. monitoring, penilaian dan verifikasi terhadap fisik arsip dan daftar arsip;
  2. penyiapan penetapan status arsip statis;
  3. pengusulan pemusnahan arsip;
  4. penyiapan penyerahan arsip statis, penerimaan fisik arsip beserta daftar arsip dan berita acara penyerahan arsip statis;
  5. penataan dan pendataan fisik serta isi informasi arsip statis;
  6. penyusunan guide, daftar dan inventarisasi arsip statis;
  7. penataan, penyimpanan, pemeliharaan dan perlindungan arsip statis;
  8. perawatan dan perbaikan terhadap fisik maupun isi informasi arsip statis; serta penyelamatan arsip statis akibat bencana;
  9. pelaksanaan alih media dan reproduksi arsip statis; serta
  10. pelaksanaan pengujian terhadap autentisitas arsip statis.

Kepala Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana program dan evaluasi serta pelaporan lingkup Layanan dan Pemanfaatan Arsip Statis.

Untuk melaksanakan tugasnya, Kepala Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip mempunyai fungsi :

  1. layanan peminjaman arsip dinamis dan arsip statis;
  2. penelusuran arsip statis;
  3. pengolahan dan penyajian informasi arsip statis;
  4. penyiapan bahan dalam rangka penerbitan naskah sumber arsip;
  5. pelaksanaan pameran arsip statis; serta
  6. pengelolaan layanan pengaduan masyarakat terutama bagi pengguna arsip.

 

  • Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan

Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan dan pemberian dukungan administrasi bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan kepada seluruh unit organisasi di lingkungan Pemerintah Kota Pangkalpinang.

 

Untuk melaksanakan tugas pokoknya, Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan mempunyai fungsi :

  1. perencanaan, koordinasi, pemantauan dan evaluasi dalam penyelenggaraan kearsipan;
  2. penyiapan bahan penyusunan kebutuhan dan peningkatan kapasitas sumber daya manusia kearsipan;
  3. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan kearsipan;
  4. pemberian bimbingan, sosialisasi, supervisi dan konsultasi pelaksanaan kearsipan;
  5. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengawasan kearsipan;
  6. perencanaan program pengawasan kearsipan;
  7. pelaksanaan audit kearsipan; dan
  8. pelaksanaan penilaian dan monitoring hasil pengawasan kearsipan.

Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, Kepala Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan, membawahi 3 (tiga) Seksi meliputi :

  1. Seksi Pembinaan Kearsipan;
  2. Seksi Pengawasan Kearsipan;
  3. Seksi Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan.

Kepala Seksi Pembinaan Kearsipan mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana program dan evaluasi serta pelaporan lingkup Pembinaan Kearsipan.

Untuk melaksanakan tugasnya, Kepala Seksi Pembinaan Kearsipan mempunyai fungsi :

  1. perencanaan, pemberian bimbingan dan konsultasi penyelenggaraan kearsipan terhadap perangkat daerah termasuk kelurahan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik dan badan usaha milik daerah;
  2. pelaksanaan sosialisasi dan penyuluhan kearsipan terhadap perangkat daerah termasuk kelurahan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik dan badan usaha milik daerah;
  3. pelaksanaan pemantauan, supervisi dan evaluasi kearsipan terhadap perangkat daerah termasuk kelurahan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik dan badan usaha milik daerah.

Kepala Seksi Pengawasan Kearsipan mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana program dan evaluasi serta pelaporan di lingkup Pengawasan Kearsipan.

Untuk melaksanakan tugasnya, Kepala Seksi Pengawasan Kearsipan mempunyai fungsi :

  1. perencanaan pengawasan kearsipan terhadap perangkat daerah termasuk kelurahan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik dan badan usaha milik daerah;
  2. pelaksanaan audit kearsipan terhadap perangkat daerah termasuk kelurahan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik dan badan usaha milik daerah;
  3. pelaksanaan penilaian hasil pengawasan penyelenggaraan kearsipan terhadap perangkat daerah termasuk kelurahan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik dan badan usaha milik daerah; dan
  4. pelaksanaan monitoring hasil pengawasan penyelenggaraan kearsipan terhadap perangkat daerah termasuk kelurahan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik dan badan usaha milik daerah.

Kepala Seksi Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan rencana program dan evaluasi serta pelaporan di lingkup Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan.

Untuk melaksanakan tugasnya, Kepala Seksi Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan mempunyai fungsi :

  1. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pelaksanaan tugas jabatan fungsional arsiparis;
  2. pemberian bimbingan dan konsultasi bagi tugas jabatan fungsional arsiparis;
  3. pengendalian perencanaan kebutuhan jabatan fungsional arsiparis; dan

pengelolaan data, evaluasi fungsi dan tugas jabatan fungsional arsiparis