Pengawasan dan Audit Kearsipan Tahun 2019

Pangkalpinang, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai Lembaga Kearsipan Daerah(LKD) di lingkungan Pemerintahan Kota Pangkalpinang telah melaksanakan kegiatan Pengawasan dan Audit Kearsipan Internal yang dilaksanakan dari tanggal 20 Oktober sampai 21 November 2019. Dasar pelaksanaan pengawasan kearsipan ini merupakan tindak lanjut dari Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)  Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan. Pengawasan kearsipan ini bertujuan untuk menilai kesesuaian penerapan kebijakan dengan prinsip, standar,norma dan kaidah kearsipan dengan pelaksanaan penyelengaraan kearsipan. Audit kearsipan bertujuan untuk mengidentifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti di setiap instansi untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektifitas, efisiensi, dan keandalan dalam penyelengaraan kearsipan.

Objek pengawasan meliputi Organisasi Perangkat Daerah, Kelurahan dan BUMD di lingkungan Pemerintah Kota Pangkalpinangyang terdiri dari 29 OPD, 1 BUMD (Perumda Tirta pinang/PDAM), dan 13 Kelurahan. Kegiatan Pengawasan dan Audit Kearsipan dilaksanakan terhadap Unit Kearsipan (UK) pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Sekretsariat perangkat Daerah dan Unit Pengolah (UP) pada Bidang/ Bagian/ Seksi setiap instansi.

Dalam pelaksanaanya pengawasan dilaksanakan oleh tim pengawasan yang ditunjuk berdasarkan Surat Keputusan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang Nomor : 041/KEP/DPK/X/2019 tentang penunjukan tim pengawasan/ tenaga ahli. Susunan tim pengawasan dan audit kearsipan terdiri dari Jabatan fungsional Arsiparis dan pejabat struktural  di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang telah mendapatkan sertifikat bimbingan teknis dan pelatihan tentang pengawasan kearsipan.

Pelaksanaan pengawasan dan audit kearsipan mengunakan Intrumen yang di susun oleh ANRI. Selanjutnya dari hasil pengawasan akan disusun Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI). Dengan telah selesainya pengawasan dan audit kearsipan tim akan menyusun Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS) dan LAKI yang akan diserahkan kepada setiap instansi yang telah diaudit sebagai rekomendasi untuk penyelengaraan kearsipan yang lebih baik sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.

Instrumen pengawasan untuk Unit Kearsipan (UK) yang berada di bawah naungan Sekretariat sebagai berikut,

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
1.1 Penciptaan
1.2. Pengolahan Arsip Inaktif
1.3. Pemeliharaan Arsip Inaktif
1.4. Layanan dan Arsip Dinamis
1.5. Pemusnahan
1.6. Penyerahan
SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN
2.1 Arsiparis
2.2. Pengelola Arsip
PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN

Instrumen pengawasan untuk Unit Pengolah (UP) diambil sebagai sample merupakan salah satu bidang atau bagian dari objek pengawasan adalah sebagai berikut,

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
1.1 Penciptaan
1.2. Pemberkasan dan Penataan Arsip Aktif
1.3. Program Arsip Vital
1.4. Pengolahan dan Pelaporan Arsip Terjaga
1.5. Layanan dan Akses Arsip Aktif
1.6. Pemindahan Arsip Inaktif
SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN
2.1 Arsiparis
2.2. Pengelola Arsip

Instrumen mengunakan skala nilai dari 1-100 dengan konversi sebagai berikut,

KETERANGAN KATEGORI
> 90 – 100 AA (SANGAT MEMUASKAN)
> 80 – 90 A (MEMUASKAN)
> 70 – 80 BB (SANGAT BAIK)
> 60 -70 B (BAIK)
> 50 – 60 CC (CUKUP)
> 30 – 50 C (KURANG)
> 0 -30 D (SANGAT KURANG)

(/Dn)