Kaji Banding Pengelolaan Arsip Inaktif, Setwan Kabupaten Bangka Kunjungi DPK Kota Pangkalpinang
PANGKALPINANG – Setelah sebelumnya mendapat kunjungan studi komparasi dari DPRD Kabupaten Belitung Timur dan DPRD Kabupaten Belitung, Rabu (24/5), Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang kembali menerima kunjungan dari jajaran Sekretariat DPRD Kabupaten Bangka.
Kaji banding jajaran Setwan DPRD Kabupaten Bangka tersebut diterima langsung oleh Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Hj. Yusnani, SH beserta beberapa fungsional arsiparis. Beberapa aspek yang didiskusikan dalam pertemuan tersebut salah satunya adalah tata kelola arsip inaktif.
Kepala Bidang Pengelolaan Arsip DPK Kota Pangkalpinang Hj. Yusnani SH mengatakan, pada prinsipnya arsip inaktif merupakan bagian dari arsip dinamis yang akan selalu diproduksi oleh organisasi atau satuan kerja. Ia melanjutkan, arsip inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
“Pengelolaan dan penataan arsip inaktif dilakukan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli. Pada unit kearsipan, pengelolaan dan penataan arsip inaktif dilaksanakan melalui beberapa kegiatan yaitu : pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar arsip. Daftar arsip inaktif memuat informasi tentang: pencipta arsip, unit pengolah, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tingkat perkembangan, jumlah, retensi, keterangan. Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi tanggung jawab unit kearsipan,” urai Hj. Yusnani.
Tahapan kegiatan dalam pengelolaan dan penataan arsip inaktif lanjut H. Yusnani terbilang cukup panjang, mulai dari pemilahan, pemberkasan hingga membuat daftar arsip. Tujuan akhir dalam pengelolaan dan penataan arsip inaktif menurut Hj. Yusnani adalah penyusutan arsip.
“Hal ini sesuai dengan amanah Undang-undang nomor 43 tahun 2009 pasal 47 ayat (2) yang menyebutkan bahwa penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara,” terangnya.
Yusnani mengaku, kaji banding tersebut merupakan momen tukar informasi antar instansi. Konteksnya bukan semata pada pembelajaran saja, tapi bagaimana terjalin hubungan baik antara Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pangkalpinang dengan stakeholder terkait. (*)
