PANGKALPINANG – Sejarah kearsipan dunia sebenarnya tidak lain adalah sejarah peradaban manusia. Kita akan mencoba membahas secara ringkas materi sejarah kearsipan dunia di tulisan ini. Setelah kemarin kita mengulas tentang apa itu dokumen dan dokumentasi.
Pertanyaan selanjutnya adalah: sebenarnya buat apa susah payah merekam kejadian, mengumpulkan, mengklasifikasi, dan mengelola dokumen? Bahkan hingga menyediakan petugas, ruangan, dan juga pendidikan khusus untuk hal-hal tersebut? Guna menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, ada baiknya kita mengulas mengenai sejarah kearsipan dunia.
Aktivitas dokumentasi sebenarnya telah ada sejak jaman purbakala. Manusia purba mendokumentasikan aktivitas yang mereka lakukan melalui gambar di gua-gua dan patung-patung pemujaan.
Meski sangat sederhana, hal ini bisa dikategorikan dalam konsep dokumentasi dalam arti luas. Kebanyakan dokumentasi manusia purba berhubungan dengan keyakinan atau kepercayaan dan aktivitas keseharian seperti berburu dan meramu.
Karena ketiadaan keterangan tertulis yang menjelaskan gambar dan patung-patung tersebut, berbagai dokumentasi tersebut dikategorikan dalam masa prasejarah. Masa dimana manusia belum mengenal tulisan. Dalam pengertiannya, sejarah merupakan masa dimana manusia mengenal tulisan.
Mengapa demikian? Karena dengan tulisan, manusia mencatat dan memberi makna tentang aktivitas yang dilakukan sehingga membentuk sebuah pemahaman bagi manusia lainnya. Baik bagi manusia yang hidup pada masa itu, maupun yang lahir jauh setelahnya.
Dari sinilah kearsipan lahir, sebuah aktivitas pencatatan dan rekam jejak aktivitas manusia dalam bentuk dokumen tertulis. Kearsipan adalah filling cabinet sejarah peradaban umat manusia. Tanpa adanya kearsipan, kemungkinan besar kita tidak akan mengetahui sejarah masa lalu nenek moyang kita. Dan dengan demikian kita tidak memiliki sejarah peradaban yang utuh sebagai umat manusia.
Sejarah Kearsipan Dunia pada Jaman Sebelum Masehi
Kita mengenal beberapa suku bangsa yang telah memiliki kebudayaan tinggi. Pada masa sebelum masehi, diantaranya Mesir, Mesopotamia, Yunani, Romawi, Persia, India, China, Inca, dan Maya.
Bangsa-bangsa tersebut telah mengembangkan kebudayaan mereka dalam berbagai ranah kehidupan, terutama astronomi, matematika, pertanian, perdagangan, filsafat, perang, dan berbagai cabang ilmu lainnya. Dengan beragamnya bidang kehidupan yang dikembangkan, manusia yang hidup di jaman tersebut sadar akan adanya kebutuhan pencatatan dan rekam jejak yang baik guna mengembangkan ilmu dan pengetahuan mereka.
Di sinilah fungsi kearsipan dapat menjaga sekaligus menjadi acuan pengembangkan kebudayaan hingga di tingkatan tertinggi. Lembaga kearsipan yang kita kenal pada saat ini ternyata telah lahir sejak jaman dahulu, pada masa sebelum masehi.
Sejarah kearsipan tidak dapat dilepaskan dengan sejarah tulisan yang lahir ribuan tahun sebelum masehi. Pada awalnya, bangsa Sumeria menggunakan tanah liat lunak (lempung) sebagai media penulisan.
Alat tulisnya berupa buluh yang terbuat dari batang ilalang yang diruncingkan. Pada masa itu, tulisan bangsa Sumeria berbentuk gambar sederhana yang dinamakan dengan pictogram.
Lama kelamaan berubah bentuk menjadi garis-garis lurus, untuk memudahkan penulisan pada lempengan tanah liat. Media tulisan dan alat tulis pada masa itu sangat beragam disesuaikan dengan kondisi alam dan tingkat pengetahuan bangsa-bangsa kuno tersebut.
Saat ini media tulisan tersebut dapat kita temukan di museum-museum yang menyimpan perbendaharaan barang kuno ribuan tahun yang lalu.
Pada perkembangan selanjutnya, bangsa Mesir menggunakan papirus sebagai media tulisan dengan corak huruf yang paling terkenal disebut herioglif. Sedangkan di Cina, bangsa Cina Kuno menggunakan kain sutra sebagai bahan media tulisannya.
Terlepas dari bahan dan bentuk media tulisan tersebut, bangsa-bangsa kuno memiliki kesadaran terhadap kebutuhan dokumentasi. Hal ini bertujuan untuk melestarikan kebudayaan mereka, yang direkam dalam bentuk tulisan/gambar pada media-media tersebut.
Dalam modul “Sejarah Kearsipan‟ yang dikeluarkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (2004), disebutkan bahwasanya jika ditelusuri sejarah berdirinya lembaga kearsipan dalam peradaban manusia yang ada sekarang ini, maka ditemukan informasi mengenai asal-usul berdiri lembaga kearsipan sejak zaman Yunani kuno.
Pada masa itu, masyarakat Yunani kuno sudah terbiasa untuk merekam aktivitas mereka dalam bentuk tulisan tangan, atau yang sering disebut manuskrip. Mereka mendokumentasikan aktivitas keseharian, pengetahuan, filsafat, keyakinan/kepercayaan, sistem politik, dan ilmu pengetahuan dalam lembaran-lembaran papirus.
Catatan-catatan tersebut kemudian ditempatkan dalam sebuah rumah/kantor yang disebut archeon. Di dalamnya tersimpan karya-karya abadi dari dramawan Yunani Kuno seperti Sophocles, Aeschylus, Euripides bahkan Pledoi Socrates yang ditulis di dalam penjara dan dibacakan saat dia membela diri di muka pengadilan atas tuduhan menyebarkan ajaran-ajaran yang menyesatkan serta tercatat pula rekor pertandingan Olimpiade pada zaman itu ditulis di atas papirus.
Pada masa helenistik-rome, masa dimana terjadi persilangan budaya antara Yunani dan Romawi, kegiatan kearsipan semakin berkembang. Hal ini didasari oleh kesadaran bangsa Romawi terhadap kebutuhan kearsipan terutama untuk kepentingan administratif, hukum, dan perluasan imperium.
Bangsa Romawi dikenal sebagai bangsa yang memiliki imperium terluas di seluruh dunia. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah sistem pencatatan dan penyimpanan dokumen yang rapi agar imperium dapat dikontrol dengan baik dari Roma.
Pertikaian internal bangsa Romawi membawa pengaruh pada sistem kearsipan. Kearsipan tidak lagi diperhatikan sebagai hal yang penting dan dianggap mengeluarkan banyak biaya. Sehingga perlahan fungsi kearsipan mulai dikurangi.
Hal ini ternyata membawa dampak pada lepasnya imperium jajahan Romawi. Karena tidak adanya kontrol ketat dari Roma seperti pada saat adanya tertib administrasi dan manajemen kearsipan yang baik.
Di samping itu, perang juga membawa dampak yang luar biasa pada kearsipan. Pusat penyimpanan arsip dan perpustakaan tidak jarang menjadi sasaran utama untuk dihancurkan atau dijarah guna melenyapkan atau mengambil dokumen-dokumen penting pihak musuh, terutama traktat dan diktat ilmu pengetahuan.
Itulah sebabnya dalam perang, arsip/dokumen penting tidak boleh jatuh ke tangan musuh. Karena jika arsip/dokumen tersebut jatuh ke tangan musuh, maka dengan sendirinya musuh akan mengetahui dan menguasai segala hal yang tercantum pada arsip/dokumen, termasuk peradaban sebuah bangsa.
Sejarah Kearsipan pada Jaman Feodal
Pada jaman feodal kegunaan arsip disamping karena nilai administrasinya, juga hukumnya yakni sebagai bahan legalitas atau sebagai bahan bukti di dalam kehidupannya. Oleh karena itu arsip pada masa ini mulai mendapat perhatian lagi.
Dimana arsip merupakan bahan bukti yang sangat penting. Hal ini dapat dipergunakan sebagai bahan bukti atas hak warisan, tanah perseorangan dan juga sebagai bahan bukti seseorang dalam rangka menyewa tanah dengan segala ketentuannya.
Arsip dikuasai dan hanya terpusat pada lingkar kekuasaan kerajaan atau istana. Lembaga kearsipan bersifat tertutup, sehingga rakyat biasa tidak dapat mengakses arsip atau dokumen yang disimpan di ruang arsip kerajaan.
Kebanyakan dokumen yang disimpan di ruang arsip kerajaan berisi tentang luas silsilah dan hikayat keluarga raja, kepercayaan, aturan kerajaan, dan luas wilayah kerajaan. Di samping itu juga disimpan dokumen-dokumen tentang ilmu pengetahuan semisal astronomi, kedokteran, pertanian, matematika, dan lain sebagainya.
Pada jaman feodal, ilmu pengetahuan hanya bisa diakses oleh keluarga bangsawan dan kaum tertentu.
Sejarah Kearsipan pada Jaman Liberal
Perubahan sistem masyarakat dari feodal ke liberal yang ditandai dengan munculnya Revolusi Perancis tahun 1789. Juga membawa perubahan pada bidang kearsipan.
Jika pada masa feodal kearsipan hanya dikhususkan bagi kerajaan atau kekuasaan saja, maka pada masa liberal kearsipan mulai digunakan oleh masyarakat luas. Terutama untuk kepentingan administrasi perdagangan, dimana muncul gilda/unit usaha dan perusahaan yang dikelola oleh rakyat biasa non-bangsawan.
Peristiwa Revolusi Perancis juga mendorong lahirnya lembaga arsip nasional bernama Archives Nationalpada tanggal 12 September 1790 di Perancis. Imbas revolusi Perancis ternyata tidak hanya dirasakan di Perancis saja, melainkan juga ke penjuru Eropa.
Pada tanggal 14 Agustus 1838, di Inggris juga mendirikan lembaga kearsipan yang bernama Public Record Office. Disusul oleh Belanda pada tahun 1902 yang bernama Algemeen Rijksarchief. Sedangkan di Amerika Serikat lembaga kearsipan baru lahir pada tanggal 19 Juni 1934 dengan nama Nationale Archives and Records Center”.
Sumber : https://maglearning.id/2020/12/11/sejarah-kearsipan-dunia-sebuah-ringkasan/
